Dedicato a chi non ama i computer
Quanto tempo viene dedicato quotidianamente alla tediosa registrazione amanuense di tutti i documenti in entrata e in uscita?
Quante risorse vengono impiegate nella ricerca di un documento, scorrendo pazientemente tra registri e faldoni?
Come può un Ordine o un'Amministrazione certificare in modo automatico la presenza di un documento a partire da una certa data?
Con Annoto tutto diviene facile
Il programma è stato infatti pensato per essere semplice anche agli occhi dell'utente senza alcuna esperienza: in questo modo anche un piccolo Ente può essere subito operativo, senza alcun costo formativo.
Con grande chiarezza, l'operazione di protocollo viene suddivisa in 3 passi:
Registrazione
Durante la fase di registrazione vengono immesse tutte le informazioni necessarie a individuare univocamente il documento, di qualunque tipo esso si tratti (cartaceo o elettronico, con impronta digitale se trasmesso per via telematica).
Segnatura
Annoto provvede alla stampa di una speciale etichetta adesiva da apporre sul documento, contenente tutte le informazioni utili per il ritrovamento, compreso un codice a barre (opzionale) per una veloce identificazione attraverso scanner a pistola. Per i documenti telematici la segnatura viene apposta automaticamente dal programma.
Fascicolazione
Ovvero le attività per ricondurre un documento all'interno di un archivio, tutte gestite con la massima semplicità da Annoto.
Inoltre Annoto consente di inserire ulteriori dati aggiuntivi che completano o descrivono meglio le registrazioni, come:
- il supporto ed il mezzo di invio/ricezione (lettera, raccomandata, e-mail, etc.);
- il numero e la data di protocollo del mittente di un documento ricevuto;
- la reale data di invio;
- il collegamento a pratiche o fascicoli esistenti;
- il collegamento ai files del documento relativo
(documento di Microsoft Word, PDF, immagine, etc.).